Abrir y cerrar la caja parece trivial — agarrás el cajón, contás la plata, listo. Pero cuando tenés 2-3 cajeros rotando y un mes cerrás con $50.000 menos de lo esperado, te das cuenta que necesitás un protocolo. Acá te tiro el que usan los kioscos que NO tienen diferencias.
Apertura de caja
1. Contar el fondo fijo
Empezás cada turno con un monto base que se queda en la caja para dar cambio. Lo típico en Argentina es $30.000-50.000 ARS dividido en billetes y monedas chicas (5 de $10.000, 15 de $1.000, monedas y billetes de $100/200/500). Ese es tu fondo fijo y no se toca para depósitos.
2. Registrar la apertura en el sistema
Si usás un POS, registrás la apertura con el monto exacto del fondo ($35.000, por ejemplo). El sistema lo deja como referencia para el cierre. Si tenés cuaderno, anotás fecha + hora + monto + nombre del cajero que abre.
3. Quién abre, firma
El cajero que abre se hace responsable de ese turno. Si en el medio del día entra un segundo cajero, hacés un cierre intermedio (cierra el primero, abre el segundo). Cada uno se hace responsable de su parte.
Durante el turno
4. Todas las ventas pasan por el sistema
Sin excepción. Hasta la venta de un caramelo de $200 se carga. Si el cliente pide factura, se emite. Si no, se registra como ticket no fiscal. Esto es lo que después te permite cuadrar el turno.
5. Movimientos manuales con motivo
Si el cajero saca plata de la caja para comprar algo (un café, pan, carga de proveedor), lo registra como egreso de caja con motivo. No es plata que "le sobra" o "le falta" — está registrada.
Lo mismo con ingresos: si el dueño pone $20.000 más para dar cambio, se registra como ingreso manual.
6. Conteo intermedio (opcional pero recomendado)
A media tarde, mientras el comercio está más tranquilo, contás la plata y verificás que coincida con lo que el sistema dice. Si hay diferencia, podés revisar mientras está fresco en lugar de descubrirlo a fin de día.
Cierre de caja
7. Contar todo
Al final del turno contás:
- Efectivo en caja (billetes + monedas)
- Vouchers de tarjeta (si todavía manejás físicos)
- Comprobantes de transferencia recibida
8. Comparar con el sistema
El POS te dice cuánto deberías tener: fondo fijo + ventas en efectivo − egresos manuales. Si lo contado es igual, perfecto. Si hay diferencia, hay 4 causas comunes:
- Se cobró mal el cambio en alguna venta.
- Una venta no se cargó en el sistema.
- Se sacó plata sin registrarlo.
- Hubo un error de tipeo en el sistema.
9. Depositar el sobrante
Lo que excede el fondo fijo va al sobre del día. Lo guardás en una caja fuerte o lo depositás. El fondo fijo se queda para el día siguiente.
10. Cerrar la sesión en el sistema
Registrás el cierre con el monto contado. Si hubo diferencia, también la dejás registrada. Eso queda en el histórico — si una diferencia se repite con un cajero específico, vas a tener el patrón.
Errores comunes que vacían tu caja
- Cajeros que no usan el sistema — "después lo cargo" termina siendo "nunca lo cargué". Regla: si no pasó por el sistema, no se hizo.
- Fondo fijo que se mezcla con depósitos — si sacás del fondo para depositar y olvidás reponerlo, al día siguiente arranca corto y todas las cuentas dan mal.
- No registrar el cambio chico — propinas, regalos de $50 al vecino, todo eso sale de la caja. Si no lo registrás, "falta plata" a fin de día.
- Conteo apurado — contar el cierre con la persiana media bajada y prisa por irse a casa = diferencias inventadas por mal conteo.
Conclusión
Un protocolo de caja claro elimina el 90% de las diferencias. Si además usás un POS que registra automático cada movimiento (como Orvex), el otro 10% lo pillás rápido.