El control de stock es la diferencia entre un comercio que crece y uno que apenas sobrevive. No es complicado, pero hay que ser consistente. Acá las 7 prácticas que más impacto tienen en comercios chicos argentinos según lo que vemos en datos agregados de Orvex.
1. Definir stock mínimo por producto
Para cada producto, definí cuántas unidades es lo mínimo que querés tener en góndola. Cuando el stock baja del mínimo, te tiene que aparecer una alerta automática.
Cómo definir el mínimo: velocidad diaria × días que tarda tu mayorista en entregar × 1.5 (margen de seguridad).
Ejemplo: vendés 5 Coca-Cola 2.25L por día y tu mayorista entrega en 2 días. Mínimo = 5 × 2 × 1.5 = 15 unidades.
La mayoría de los kiosqueros pone el mínimo "a ojo". Después se quedan sin Coca un fin de semana de 35 grados y pierden el día.
2. Usar código de barras siempre que se pueda
Cargar el código EAN-13 de cada producto. Eso te ahorra:
- Tiempo en el mostrador (escanear es 5x más rápido que tipear).
- Errores: no podés cobrar Coca por Pepsi por equivocación.
- Permite usar la cámara del celular o un lector USB barato.
Para cargar los códigos, sistemas como Orvex tienen catálogo argentino pre-cargado con códigos EAN reales de productos típicos (Coca, Marlboro, Bon o Bon, etc.). El resto los escaneás directo al recibir mercadería del mayorista.
3. Conteo periódico (inventario físico)
El stock que el sistema te dice y el stock real divergen siempre. Por roturas, mermas, robos hormiga, errores de carga, productos regalados al cliente fiel. Una vez al mes (o cada 15 días si tu rotación es muy alta), hacé un conteo físico y ajustá el stock en el sistema.
No tenés que contar todo de una. Podés hacerlo por categoría: esta semana bebidas, la próxima cigarrillos, la siguiente golosinas. Así no parás la operación.
4. Detectar stock muerto cada mes
Productos que tenés en góndola pero NO se vendieron en los últimos 60 días. Es plata atrapada. En un kiosco de 1.000 productos, encontrás típicamente $200.000-500.000 ARS en stock muerto que el dueño nunca vio.
La acción: liquidarlo (15-25% de descuento), bonificarlo con otra compra, o si tiene fecha de vencimiento corta, devolverlo al mayorista (algunos lo aceptan).
Orvex tiene un reporte directo de stock muerto que te muestra esos productos ordenados por capital atrapado.
5. Plan de compras semanal basado en datos
En lugar de pedir al mayorista lo que TE PARECE que necesitás, mirá los datos: qué vendiste los últimos 14 días, qué velocidad tiene cada producto, cuánto stock tenés ahora, cuántos días te quedás cubierto.
La fórmula: cantidad a pedir = (velocidad/día × días deseados de cobertura) − stock actual. Para una cobertura de 14 días, sumás el cálculo por producto y le mandás eso al mayorista.
Hacer esto a mano para 1.500 productos es imposible. Por eso los sistemas modernos generan el "plan de compras" automático.
6. Separar el costo del precio de venta y mirar el margen
Cargá el costo y el precio de venta de cada producto. El sistema te calcula el margen automáticamente. Vas a tener sorpresas:
- Productos que crees que dan plata y tienen 5% de margen.
- Productos que parecen caros y tienen 40%.
- Productos donde el costo subió pero te olvidaste de subir el precio — estás vendiendo al costo o por debajo.
Revisá los márgenes una vez al mes. En un comercio que vende $4M/mes, ajustar 10 productos con margen mal puede sumar $30K-50K ARS al fin de mes.
7. Movimientos de stock con motivo
Cada vez que ajustás stock manualmente (porque rompiste, perdiste, regalaste, o conté y faltaba), registrá el motivo. Eso te permite:
- A fin de mes ver cuánto perdiste por mermas, roturas, regalos.
- Detectar patrones: si un producto tiene siempre "merma", revisá si hay robo.
- Tener la trazabilidad para hacerle reclamos al mayorista por mercadería rota.
Resumen ejecutable
Las 7 prácticas en orden de impacto:
- Stock mínimo por producto (evita quiebres).
- Plan de compras basado en datos (evita comprar mal).
- Detectar stock muerto cada mes (recupera plata atrapada).
- Costos cargados + revisión de margen mensual (mejora rentabilidad).
- Conteo físico periódico (mantiene datos confiables).
- Código de barras siempre que se pueda (ahorra tiempo y errores).
- Movimientos con motivo (entendés por qué pierdes plata).
Hacer todas estas a mano en Excel es factible pero te lleva 4-6 horas semanales. Con un sistema como Orvex, son casi todas automáticas.